Kunnat hyötyivät sopimushallinnon koulutuksesta

Kimpassa – Allihopa -muutosorganisaatio järjesti Varsinais-Suomen kunnille ja kuntayhtymille sopimushallinnon koulutuksen 23.–25.10.2018. Kuntien maakunnalle siirtyviä sopimuksia on kerätty yhteen sopimushallintajärjestelmään, jonka hyötyjä ja mahdollisuuksia kunnille käytiin tilaisuudessa läpi.

Uudistusvalmistelun aikana tehty sopimustallennus on antanut mahdollisuuden tarkastella koko maakunnan sopimuskäytäntöjä ja hankintoja ensimmäistä kertaa kokonaisuutena. Nyt työstä saadut hyödyt halutaan antaa kunnille tiedoksi ja niiden työn tueksi jatkossa.

Muutosorganisaation hallintotiimi on kerännyt yhteen kuntien sosiaali- ja terveyspalveluihin liittyviä sopimuksia. Kaiken kaikkiaan tulevan maakunnan vastuulle siirtyisi kunnilta ja kuntayhtymiltä yli 10 000 sopimusta.

  • On hienoa, että kunnissa on ymmärretty sopimusten toimittamisen tärkeys, kommentoi muutosorganisaation hallintojohtaja Nina-Mari Turpela.
  • Sopimuksia tallentaessa nousee esiin niiden päällekkäisyydet ja puutteellisuudet, joten niiden läpikäymisharjoituksessa on konkreettista hyötyä.

Oman työn ja ostopalvelujen suhde kääntymässä kunnissa päälaelleen

Myös kuntien rooli on muuttumassa monitoimisiksi järjestäjiksi. Enää kaikkea ei ole tarkoituskaan tehdä itse. Ostopalvelujen ja tavarahankintojen osuus on kunnissa merkittävä ja kasvussa, jolloin myös sopimushallinnan merkitys kasvaa.

Tilaaja-tuottaja-asetelman merkityksen kasvaessa on syytä kiinnittää huomiota sopimusten seuraamiseen ja kehittämiseen..

  • Sopimushallinta on yksi iso osa kunnan toimintaa ja sen pitää olla systemaattista, jotta sen pohjalta voidaan arvioida taloudellisia ja toiminnallisia riskejä, Turpela huomauttaa.
  • Kunnilla on uudistuksen yhteydessä hyvä paikka käydä sopimukset läpi ja tunnistaa vaillinaiset sopimuskäytännöt. Lisäksi varmistetaan palvelujen jatkuvuus kunnissa myös uudistuksen jälkeen.

Uudistus kehityksen ja talouden haaste

Hankinnoista vastaava erikoissuunnittelija Outi Kalskeen mielestä tällä hetkellä hankintasopimusten vaikuttavuutta ei mitata tarpeeksi:

  • Sopimuksia ei alkuarvioinnin jälkeen juuri seurata. Tiedon lisääminen onkin keskeinen tavoite uudistuksen valmistelussa.
  • Meidän tulee määritellä hankinnan kohde ja asettaa sille kriteerit: Mitä haluamme hankkia ja millä siinä on meille merkitystä? Kuinka paljon olemme valmiit maksamaan?

Turussa tehdään säännöllistä sopimusjumppaa

Turun kaupungin hyvinvointitoimialan hankintapäällikkö Elisa Vuorinen kertoi, että Turussa sopimusten siirtäminen Twebiin sujui mutkattomasti. Haasteina ovat olleet niukasti kirjatut sopimukset sekä vanhat sopimukset, joissa vastuuhenkilöt vaihtuneet ja omistajuus on hämärän peitossa. Turun kaupungin hyvinvointitoimiala käy sopimuksensa läpi säännöllisesti:

  • Tätä ”laskujumppaa” tarvitaan kokonaiskuvan muodostamiseksi. Kuntia pitäisi kiinnostaa mihin niiden rahat menevät ja mitä niillä saadaan, Vuorinen sanoi.
  • Kannustan myös käymään vuoropuhelua palvelutuottajien kanssa ja vahvistamaan yritysyhteistyötä.

Tweb-järjestelmä tietosuojatyön välineenä

Kuntien sopimuksia on tallennettu Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin hallinnoimaan sopimushallintajärjestelmään, Twebiin. Tietosuoja-asioita muutosorganisaatiossa valmisteleva Kristiina Hovi huomautti, että järjestelmän hyödyt eivät rajoitu maakuntauudistukseen:

  • Esimerkiksi EU:n uuden tietoturva-asetuksen vaatimusten huomioimisessa Tweb on ollut kullanarvoinen väline. Järjestelmään pystyy tallentamaan rinnakkaisia versioita samasta sopimuksesta, esim. henkilötiedoilla tai ilman.

Muutosorganisaation juristiharjoittelijat Oona Eskola ja Jenna Kanerva ovat tehneet käytännön työtä ja tallentaneet järjestelmään tähän mennessä n. 2500 sopimusta. Tallentamisen yhteydessä he ovat tehneet sopimusteknisiä havaintoja, joiden perusteella laadittiin erikseen kirje keskeisimmistä huomioista.

  • Järjestelmässä pystyy helposti havaitsemaan, mitkä sopimukset liittyvät toisiinsa. Tallennettujen sopimusten avulla pystyy kartoittamaan tehtyjen hankintojen määrää tai kokonaismäärää myös euromäärien perusteella. Mitä enemmän tallennettu sopimuksia, sitä parempi työkalu Tweb on, Eskola ja Kanerva vakuuttavat.

Turpela toivoi koulutuspäivään osallistuneiden vievän kuntiin viestiä, että sopimushallinta on johtamisen ja toiminnan ohjauksen väline, johon pitää kiinnittää huomiota:

  • Kuntien pitäisi myös osata vaatia sopimushallintaosaamiseen panostamista.
  • Toivomme, että koulutus lisää tietoa siitä, miten kunnan sopimuskantaa voidaan hyödyntää ja miten sitä hallitaan ja että tehtyä työtä hyödynnetään uudistuksesta riippumatta.

Sinua saattaa kiinnostaa myös